Az elmúlt évtizedek digitális fejlődése óriási adatmennyiségek kezelését tette lehetővé. A papíralapú információáramlást minden kétséget kizáróan felváltották az IT eszközök. Legalábbis a cél mindenképpen az, hogy a vállalatok minden területen digitális platformra álljanak át.

A hazai környezetben közel húsz éve megfigyelhető fejlődés a vállalatirányítási rendszerek (VIR) olyan csoportját hozta létre, amelyben a külföldi (nemzetközi) márkák jelentik a viszonylag állandó magot, körülöttük pedig a nemzetközi és magyar fejlesztések generálnak hol sikeres, hol kevésbé sikeres változásokat.

A vállalatirányítási rendszerek fejlődése kiválóan tükrözi az eszközfejlődés vonalát, vagyis a rendelkezésre álló hardverek újabb és újabb generációinak megjelenését. A megszokottá váló okos mobileszközök és az azonosítási célt szolgáló apparátus mellett a rádiófrekvenciás, rejtett numerikus vagy egyéb egyedi azonosító eszközökkel kombinált megoldások az információ bevitelének számtalan verzióját teszik lehetővé. Ezek feldolgozása feltételez egy, a háttérben működtetett kiváló hardverrendszert, amely természetesen a különböző mértékben foglalkoztatott felhasználók számára is egyértelmű és letisztult munkavégzést tesz lehetővé.

Ezzel párhuzamosan a kezdeti szigetrendszerektől – az eleinte egy-egy területet számítógépen tároló és kezelő rendszerektől – eljutottunk a valós idejű információfeldolgozásig. Azaz nem csupán a raktárkészlet vagy a bérszámfejtés, de az értékesítési adatokból az értékesítéshez közvetve (marketing) vagy közvetlenül (raktárkészlet) kapcsolható tevékenységek összessége is tervezhetővé vált. A korábban jelentős humánerőforrást és papírfelhasználást igénylő munkafolyamatok mára percek alatt, a háttérben futtatott műveletekké fejlődtek.

Az egyes rendszerek, részrendszerek összekapcsolása adja azt a modulárisan felépített, egy-egy vállalatra szabott adatbázis-kezelő rendszert, amely az integrált vállalatirányítási rendszerek alapja. E szoftverek készen, standard megoldásokat alkalmazó csomagokban vásárolhatók meg és vezethetők be, ám éppen standardságukból adódóan nem minden vállalatnak felelnek meg maradéktalanul. Természetesen minden fejlesztő cég kínál erre megoldást, vállalva az egyes modulok személyre szabását, figyelembe véve nem csupán az iparági, de a gazdasági és egyéb igényeket is (például a partnerkezelés módját).

Hogy egy cég a piacon elérhető megoldáscsomagok közül melyiket választja, jó esetben alapos felmérés és megfontolás tárgyát képezi. Ebben – és majd a megvalósításban is – az adott cég, mint rendszerbeszállító, mindig rendelkezésre áll. Mindenesetre kiemelten fontos a tudatos tervezés, hiszen a vállalatirányítási rendszer bevezetése minden szempontból meghatározza a következő éveket. A folyamat gördülékenységéhez egyértelmű célkitűzésre, a projekthez szükséges erőforrások biztosítására – költség, energia és humánerőforrás szempontból egyaránt – a vállalaton belül tudatos kommunikációra van szükség. A rizikófaktorokat felbecsülve ajánlatos akár vészforgatókönyvet is készíteni. Szakértők ezt már egy általános IT rendszert használó cégnél is javasolják ugyanúgy, mint a például a változtatásokra vonatkozó egyeztetés menetét és dokumentációját.

A Vállalati Erőforrás Tervezés (Enterprise Resource Planning; ERP) rendszer általános funkciói

Bár a vállalatirányítási rendszerek bevezetése a feladat komplexitása miatt tagadhatatlanul idő- és energiaigényes, már közép­távon megmutatkozó költségtervező – ezáltal költséghatékonyságot produkáló – szerepük vitathatatlan. Alkalmazásuk nem csupán a vállalaton belüli információáramlást és -feldolgozást teszi lehetővé, de integrálja az ügyfelek, vásárlók és az üzleti partnerek felől áramló adatmennyiség feldolgozását is. Ez pedig, legyen szó bármilyen üzleti környezetről, tervezői és döntéshozói szinten egyaránt kiemelten fontos. A rendszerben való gondolkozás támogatása nem új keletű, az idő múlásával és a klientúra bővülésével óhatatlanul elérkezik az idő, amikor ezt át kell értékelni…

Ma már minden, bizonyos működési szintet meghaladó vállalat rendelkezik valamilyen vállalatirányítási, azaz ERP (Enter­prise Resource Planning; Vállalati Erőforrás Tervezés) rendszerrel, amelynek piaca folyamatosan változik, hiszen az általános funkciók mellett alkalmazkodni kell az egyes cégek sajátos elvárásaihoz is. Alkalmazásával a beszerzés is egyszerűbb, hatékonyabb lehet, mivel az ERP rendszerek eredményesen alkalmazhatók költségtervezésre és -követésre is.

Szabó Ákos

A vállalatirányítási rendszerek fontosságáról és jövőjéről Szabó Ákossal, a beszerzési tanácsadással foglalkozó és az e-beszerzési megoldásokban piacvezető Electool Hungary Kft. ügyvezetőjével beszélgettünk.

Ön szerint mit hoz a 2013-as év a vállalatirányítási rendszerek területén?
– Megítélésem szerint folyamatos változásoknak vagyunk kitéve, ugyanis a 2008-as válság nem múlt el, hanem állandósult. Ilyen gazdasági környezetben azok a cégek lesznek életképesek, amelyek nagyon innovatívak (mint például az Apple vagy a Samsung), mert nekik a költség nem számít, hiszen az árbevételi oldalon megtalálják a fedezetet, vagy azok a vállalatok, amelyek természetes monopóliummal bírnak. Jellemzően ilyenek a közműszolgáltatók, amelyeknél Magyarországon erősebb állami beavatkozás és felügyelet kezd kialakulni, ezért ők is egyre inkább rákényszerülnek a komolyabb költséggazdálkodásra. A másik végletet azok a vállalatok jelentik, amelyek normális, bejáratott gazdasági tevékenységet végeznek – számukra a túlélés és fejlődés egyetlen lehetősége a szigorú költségkontroll és a hatékony működés. A képlet egyszerű: aki a legkisebb költséggel és hatékonyan dolgozik, az túléli a válságot, és hosszú távon sikeres lesz. Olyan ez, mint egy futóverseny: aki mentálisan felkészületlenül és túlsúllyal indul, az nehezen tarthat lépést a többiekkel. A mostani gazdasági környezetben a vállalatok számára is a „karcsúság” és a „gyorsaság” jelenti a túlélést. A korábbi megközelítés, miszerint menet közben, szükség szerint megszabadulunk a felesleges tehertől, már nem elég a sikerhez, ennél sokkal gyorsabbak és összetettebbek a gazdasági folyamatok. A költséghatékonyság azonban folyamatos költségfigyelést követel meg.

Mit jelent ez konkrétan a vállalatirányítási rendszerek tekintetében?
– A közelmúltig a vállalatirányítási rendszerek historikus adatokkal dolgozva szolgálták ki a vállalat igényeit, a többségük ennek megfelelően reaktív volt a gazdasági folyamatokra. Ez a jövőben már nem lesz elég: a gazdasági környezet dinamikusan változik, gyors beavatkozásokra lesz szükség, a múltbeli adatok elemzése a jövőre nézve kevés relevanciával bír. A jövő vállalatirányítási rendszereinek naprakész, valós idejű információval kell szolgálniuk, ami azonnali és értelmes beavatkozásokra ad lehetőséget. Korábban a nagyvállalatok a negyedéves eredménykimutatások alapján döntötték el, hogy a tervhez képest jól állnak-e vagy sem. Ha jól álltak, értelmetlen és felesleges költekezésbe kezdtek. Ha rosszul álltak, a fűnyíró elv szerint még azokat a kiadásokat is megnyirbálták, amelyekből sokszoros megtérülés lehetett volna. Nem voltak precíziós megoldások, teljes „végtagamputálásokat” hajtottak végre. Magyarországon 2009-ben a bankoknál lehetett megfigyelni ezt a jelenséget: teljes lett a bénulás a vállalatok működésében, minden külsős költségtől megszabadultak, nem költekeztek, és egyfajta tetszhalott állapotba kerültek. Tulajdonképpen a saját válságukat mélyítették el azzal, hogy túlzottan a költségek lefaragására koncentráltak ahelyett, hogy az alaptevékenységükre, a banki források gyűjtésére és azok értelmes, fedezettel bíró kihelyezésére helyezték volna a fő hangsúlyt.

Ennek a kérdésnek azonban van egy másik dimenziója is. A klasszikus vállalatirányítási rendszerek egyre jobban nyitnak a felhő alapú megoldások felé. Számunkra ez nem újság, mi mindig is ilyen típusú megoldásokat működtettünk és adtunk ügyfeleinknek. A dolog érdekessége az, hogy a klasszikus ERP cégek mennyire felkarolták ezt a szolgáltatást, holott korábban ők voltak a tűzfalon belüli, telepített szoftverek legfőbb szószólói. Ők akkoriban biztonsági és egyéb problémákra hivatkozva tanácsolták el ügyfeleiket az ilyen megoldásoktól, és saját üzleti modelljüket támogatva egyedi rendszereket vezettek be, amelyekhez kapcsolva rengeteg tanácsadást, karbantartást és fejlesztést tudtak értékesíteni. Az egyik piacvezető német cég üzleti jelentéséből jól látszik, hogy klasszikus árbevétele megközelítőleg tíz százalékkal nőtt, ami nagyon jó eredmény, a jövőt mégis a felhő alapú szolgáltatásban látják, s e téren a 2012-es árbevételük 1400 százalékos emelkedést mutatott az előző évhez képest. Még egy változást kiemelnék: a klasszikus vállalatirányítási rendszerekért a felhasználók száma után kellett a licenceket fizetni, ami korlátozta a rendszerek teljes kiterjedését a vállalaton belül. A pénzügyi korlát mellett volt ennek egy szakmai akadálya is. Azok a munkatársak ugyanis, akik nem az adminisztrációban vagy a könyvelésen dolgoztak, nem tudták kezelni ezeket a bonyolult ERP rendszereket. Mit jelent ez a gyakorlatban? Aluldefiniált (nem kellően meghatározott) levelezést, telefonálgatást, szabadszöveges kéréseket, kezelhetetlen igényléseket, folyamatos szakértői segítségkérést a rögzítéshez – ez ma már így nem működhet. Egy történelmi példa jut erről eszembe: a második világháborúban az oroszoknak a veszteségek miatt nem indult be a hadiiparuk, és nagyon kevés géppuskával és más fegyverrel rendelkeztek, így a támadásoknál egy fegyveresre tíz fegyvertelen harcos jutott. Nagyjából így látom ezt a licencmodellt is, amikor egy userlicences rendszerre tíz dolgozó jut. Lehet, hogy a példa egy kicsit torz és abszurd, de szerintem minden dolgozót „fel kell fegyverezni”, el kell látni olyan eszközökkel, amelyekkel könnyebb lesz a munkája. Nem fordulhat elő dupla adatbevitel vagy hiba a vállalati folyamatokban, a rögzítést nem előzheti meg e-mailezés, telefonálgatás stb. Ott kell az információt rögzíteni, ahol keletkezik! Erre a mobil­eszközök (okostelefonok, táblagépek stb.) is kiválóan alkalmasak, ez a jövő útja. Kellenek megfelelő nézetek a felhasználói szintű adatbevitelre, adminisztrációra, riportolásra, ráadásul mindennek egyidejűnek (real time) és gyorsnak kell lennie! Csak így lehet forradalmasítani az ERP rendszereket. Egyszerű felületek kellenek, mert az emberek már nem hajlandók bonyolult ERP-ket használni. Ha ez megvalósul, a munkatársak a szellemi munkára koncentrálhatnak, és nem az adminisztráció és a papírtologatás viszi el a munkaidő jelentős részét.

Önök a régióban tevékenykedő ma­gyar vállalatként hogyan látják a külföldi piacot?
– A nyugati piac középvállalati szinten egyszerűen kezelhető megoldásokat akar, a keleti meg professzionális, használható és skálázható megoldásokat, és nem feltétlenül a nagy, bejáratott „márkákat” kéri. Az orosz és ukrán piac, ahol többek között mi is jelen vagyunk, olyan vállalatokból áll, amelyek tulajdonosilag részben függetlenek a multinacionális cégektől, és leányvállalatokként van olyan fokú szabadságuk, hogy saját igényeik szerint válasszák ki a vállalatirányítási megoldásaikat. Ennek a gyakorlatnak megvan a gazdasági magyarázata: egyrészt ezekben az országokban más a jogszabályi környezet, amihez a nagy ERP cégek nehezen és lassan tudnak csak alkalmazkodni, másrészt erősebb a költségcsökkentési nyomás, és nagyobb az igény a helyi támogatásra.

Magyarországon a vállalatirányítási rendszereknél a domináns, illetve az anyavállalatban használt rendszerek terjedtek el. Ennek oka részben az, hogy a helyi vállalatvezetők úgy vélik, kisebb kockázatot vállalnak, ha a nagynevű ERP megoldásokat alkalmazzák, másrészt az anyacég is gyakran gyakorol nyomást ezeknél a döntéseknél.

Egyre jobban terjed az igény a felhasználóbarát megoldásokra. Mit jelent ez a gyakorlatban, és hogyan függ össze a vállalatirányítási rendszerekkel?
– Az embereknek egyre kevesebb az idejük, ezért olyan megoldásokat kell biztosítani a számukra, ahol egyértelmű, hogy mire kell az egérrel kattintani. Véleményem szerint a fejlődéssel párhuzamosan az emberek koncentrálóképessége és technikai affinitása is csökken, ennek megfelelően egyszerű megoldásokkal kell megkönnyíteni a munkájukat. Ha ebben nem tudjuk támogatni őket, akkor különböző megoldásokat fognak használni, amelyek növelik a költségeket.
A mostani generáció már az interneten nőtt fel, ismeri a web 2-es alkalmazásokat, ezért az ERP rendszereknek is át kell venniük ezeket a Web + alkalmazási felületeket.

A jövőben automatizmusok fognak működni, egyre kevesebb lesz a manuális beavatkozás a folyamatokba (procure to pay), továbbá a mobil és egyéb technológiák is egyre jobban összeérnek az ERP rendszerekkel. Ennek egyik mozgatórugója megint az egyszeri adatbevitel. Az egyik német partnerünknél például az ERP-t RFID-vel (Radio Frequency IDentification) kombinálták. Ez azt jelenti, hogy a Siemens terepen dolgozó telefonszerelő munkatársai a nap végén nem számítógépen adják fel a rendelést, hogy másnap mire lesz szükségük a raktárkészletből, hanem egy RFID-vel ellátott kártyát dobnak be a munkahelyükön levő leolvasóba, ami elindítja a folyamatot (rendelés/raktárkészlet/költséghelyi vagy projektkönyvelés).

Mit „vizionál” az ERP fejlődését illetően?
– Az elmondottakon kívül azt, hogy a könyvelés, a kontrolling össze fog érni a vállalati kiadásokkal, átjárhatóak lesznek a rendszerek, és el fog terjedni az elektronikus számlázás és fizetés. Már vannak olyan országok, ahol a fizetésben is támogatják az elektronikus folyamatokat és az ERP rendszerek kiteljesedését. Az északi államokban például még a templomi perselyt is fel lehet tölteni bankkártyával, sőt úgy tudom, hogy Svédországban hamarosan be is szüntetik a készpénzforgalmat.•