Tapasztalatom szerint a HR-es munkatársakat mindig körülvette valamiféle varázsköd, nem tudni, hogy éppen mikor elemez kommunikációt vagy viselkedést, nem tudni, hogy megvizsgálja-e kávézási szokásainkat és abból von-e le messzemenő következtetéseket, miszerint erre és erre a pozícióra alkalmasak vagyunk vagy sem. Nem állítom, hogy ez mindenütt így van, és a terület kiváló szakemberei biztosan meg is cáfolnák ezeket az állításokat.

Ugyanakkor talán nincs is még egy olyan terület, ahol még mindig az évtizedekkel ezelőtti eszközöket használnák a kiválasztásra, a megfeleltetésre, a fejlesztésre. Még mindig önéletrajzokat kell küldeni, amelyekben a jelentkező bevet minden lehetséges trükköt annak érdekében, hogy őt válasszák ki, azután drukkol azért, hogy behívják, és hogy jól sikerüljön a meghallgatás. Az előválogatás szubjektivitásában elveszhetnek értékes személyek, és ha nem sikeres a kiválasztás, kezdődhet minden elölről.

Miközben iparágak keletkeznek szinte egyik napról a másikra vagy tűnnek el lassan, munkáltatók és munkavállalók generációi cserélődnek, a technológiai fejlődés minden területet érintően halad a maga néha rémisztően gyors ütemében, a HR alkalmazott eszközei mintha nem változnának. Pedig volna mihez nyúlni, van mire cserélni az időigényes munkaszakaszokat, és számos izgalmas eszköz áll rendelkezésre a minél hatékonyabb, eredményesebb és – miért is ne – felszabadultabb, akár vidám és kényelmes kiválasztásért.

Illés Kata egyike a HR területét reformálni vágyó szakembereknek. HR szakértőként és szervezetfejlesztőként pontosan látja az akadályokat, tizenöt éves tapasztalatával és szervezetpszichológus üzlettársával több oldalról közelítve keresték a megoldást a buktatók elkerülésére. Mivel nem találtak kézenfekvő megoldást, ők maguk hoztak létre egy olyan eszköztárat és keretrendszert, amely munkáltatói és munkavállalói oldalról is megkönnyíti a résztvevők dolgát, ráadásul a terület komplexitásának megfelelő összetett szempontrendszer szerint működik.

A HR területe kívülállóként némileg statikusnak tűnik. Ugyanazokat a kö­röket kell megtenni hosszú ideje, ugyanazokat az adminisztrációs terheket kell elviselni minden résztvevőnek, és úgy tűnik, ugyanúgy nehéz a kiválasztásban gyorsnak lenni, mint régen…

– Tulajdonképpen igen. Szervezetfejlesztő és szervezetpszichológus szakembe­rekként mi is küzdöttünk a berögződésekkel, a megszokott rutinokkal, a nehezen változtatható környezettel. Ugyanakkor az együttműködésünk során – ami sok-sok évvel ezelőtt kezdődött – sok nagyon jó projekt végigvezetésekor kiderült, hogy a közös értékrendünk, az azonos vagy közel azonos meglátások a folyamatok szintjén is mind ugyanabba az irányba visznek: szükség van egy olyan megoldásra a területünkön, ami megtisztítja jelen esetben a kiválasztási folyamatot irányító HR szakember munkáját nem a szakmai, hanem az unásig ismételt és elavult adminisztratív feladatoktól. Ez nem azt jelenti, hogy teljesen megszűnik az adminisztráció, arra szükség van. Viszont nagyon nem mindegy, hogy mennyi időt vesz igénybe, hogy mikor kell elvégeznem, hogy mennyire automatizálható, vagy hogy mennyire lassítja le az általában sürgős ki­választási folyamatot.

A napjainkban alkalmazott adminiszt­ráció ráadásul – a felsoroltak miatt – sokszor átirányíthatja a fókuszt a valódi szükségletekről egy, akár kényszerű megoldás felé. Vagy egyszerűen begörcsölteti a HR-t, és csak a munkaerőhiányra, az idő sürgetésére figyelmezteti, és mire felfedez egy ígéretes jelöltet, az már régen egy másik céghez szerződött, vagy ami rosszabb, hiába ígéretes az önéletrajza alapján, ha személyesen vagy a csoportharmonizáció szempontjából nincs benne potenciál… És persze az is igaz, hogy bizonyos pozíciók esetében munkaerőhiány van, az is igaz, hogy az önéletrajzok ma már több szempontból fejlődtek – de végső soron ha valami statikus ebben a szakmában, akkor az az önéletrajz. Állítólag Leonardo Da Vinci volt az első, aki rögzített önéletrajzot készített, és azóta maximum az eljuttatás módja és a külcsíne változott…

De azért az önéletrajzot nem lehet kikerülni, vagy legalábbis nem érdemes.

– Nem is kell, hiszen az az elsődleges kép, amit a jelöltekről kapunk, amivel bekerül­nek az álláskereső vagy szakmai rendszerekbe. Viszont minden CV átfogóbbá, sze­mélyesebbé, pontosabbá és főleg elemezhetőbbé tehető, ha mindezt olyan keretbe helyezzük, ami a jelölteket több dimenzió­ban mutatja be. Ha egy olyan eszközt adunk a munkáltatók és a munkavállalók kezébe, amely lerövidíti, egyszerűsíti, ezzel együtt a háttérben komplexitásában bővíti a keresést, az mindenkinek megkönnyíti az életét. Ezt az eszközt kezdtük el kialakítani a sokéves tapasztalat alapján, minden olyan terület szakértőit bevonva, akik ebben az útkeresésben, eszközfejlesztésben partnerek voltak.

A megoldás aztán többszintű lett, de alapjaiban a szakmaiság mellett a technikai eszközök bevonása hozott eredményt. Ez érthető is, hiszen ma már a számítógépeinken, a telefonjainkon és egyéb okos­eszközeinken keresztül éljük az életünket, dolgozunk vagy keresünk éppen új kihívásokat, és ezeken keresztül kommunikálunk igen gyakran. Miért ne lehetne ezeket az eszközöket erre a hagyományos keretek között működő területre is átvinni? Egyre kevésbé maradunk országon belül egy-egy álláskeresés esetében, ilyenkor nehéz elugrani a személyes interjúkra, még ha csak a szomszéd országban van is. Erre jött megoldásként az online meghallgatás, a skype, a viber és így tovább, de ezeket mindig megelőzi az a bizonyos önéletrajz. Mi a megoldás? Legyen az önéletrajz videóformátumú. Persze ez nem nagy kunszt, önmagában csak egy videó, a HR kiválasztó eszközei nélkül. Tegyünk mögé rendszert, tegyünk mögé egy olyan komplett folyamatot, amely lehetővé teszi a kereső vállalatok HR munkatársai, vagy akár rögtön a vezetők, vagy a leendő kollégák számára a jelölt alkalmasságának elbírálását.

A jó kiválasztási folyamatokban a jelöltek a különböző stádiumokban keresztülmennek mindenféle trükkös kérdéssoron, feladatkiosztáson, asszociációs játékon és így tovább. Ez mind idő és energia, mindegy, hogy egyesével vagy csoportosan kell intézni, és a felvételiztetők frissességétől függően azért lássuk be, néha nem igazán objektív.

Abból indultunk ki tehát, hogy adott rengeteg új eszköz, hardver, már csak a megfelelő szoftvereket kell elérhetővé tenni. Így igazán hatékonnyá tehető a rendszer, illetve nincs szükség extra beruházásokra sem hardver, sem szoftver szempontjából – például a nagy fejlesztő vállalatok monstrumrendszereinek további bővítésére egy újabb szoftverblokkal, amiből tegyük fel, csak két tényező hasznos a számunkra.

Az említett szoftverfejlesztés tehát leképezi a szükséges HR folyamatokat?

– Pontosan. Két oldalról kell megvizsgálnunk mindezt, egyrészt a szakemberkereső cég, másrészt a jelentkező szempontjából.
A szakembert keresők az alapprogram mellett összeállíthatják a perszonalizált igénylistájukat: a konkrét szakmai kérdések mellett beépíthetnek minden olyan, a HR szempontjából fontos kérdéslistát, játékot, feladatkiírást, amit amúgy is végigvinnének a kiválasztás hetei alatt.

A munkakereső a videó felvétele mellett ezekkel a játékokkal, feladatmegoldásokkal pedig nem csupán a száraz tényeket, de a munkastílusát, a célra tartását, a precizitását vagy akár megújulási képességét is megmutatja. Ezek analízisét a pszichometria hagyományos eszközei hivatottak megadni. Például egy toronyépítő játék esetében fontos mérő tényező lehet, hogy a jelölt milyen összetettséggel dolgozik, hogy ha például ledől a tornya, vagy annak egy része, honnan indul tovább. Leradí­rozza az egészet és újrakezdi építeni, vagy a romokon halad tovább fölfelé? Az ösztönös játékból így tulajdonképpen tökéletesen kirajzolódik a munkastílus. A játék során a jelentkező nem szembesül az eredménnyel, nem látja, hogy e mögött éppen egy összetett szoftver millió mérést és számítást végez.

Természetesen nem minden képességet lehet így mérni, az említett cégre szabott kiválasztási folyamat viszont kényelmesen, mintegy kirakós, összeállítható, mindig az adott pozícióra, munkacsoportra való tekintettel. Nagyon fontos még az is, hogy a kompetencia- és személyiségtesztek sokkérdéses listákon bejelölt válaszaival szemben – amiket én magam állítok magamról – itt ösztönösen cselekszik a játszó fél, a tényleges munkaattitűdjét lehet mérni, nem egy önbevallás alapján készült kompetenciaképet kapunk.

Mennyire nyitott erre a HR szakma?

– A szakma felismerte, hogy a generá­ciós változások előbb-utóbb elsöprik, ha nem reagál. Régen a munkavállalók kopogtattak az ajtón, és a HR eldöntötte, hogy az illető bemehet-e vagy sem. Mára, különösen a hiányszakmákban, megfordult a dolog. Az ajtó tárva-nyitva áll, de a munkakeresők nem szívesen lépnek be, ha nem látnak konkrétumokat. Ezt észre kell venni, a jelentkezők egyre tudatosabbak, pontosan tudják, hogy mit szeretnének, hogy mennyit érnek, és hogy mi az, amit el szeretnének érni. A HR mellett persze a cégvezetőknek is nyitniuk kell, hiszen a menedzsment támogatása nélkül lehetetlen bevezetni egy ilyen típusú újítást. Ahol nincsen dedikált HR munkatárs, ott ez a rendszer akár „életmentő” is lehet, hiszen nem mindegy, hogy hetekig betöltetlen egy pozíció, vagy ahogy említettem, hetekig nem a megfelelő kolléga dolgozik a pozícióban, ezzel akár jelentős károkat okozva a cégnek. A tudatosság nem generációs kérdés egyébként, inkább a gyors reagálás, az azt kommunikáló stílus különbözteti meg a generációkat egymástól.

Az tény, hogy az Y generáció könnyen készít videointerjút és készíti el portfólióját az említett módon, nem szeretnek fölöslegesen időt pazarolni, köröket futni a „tetszem – nem tetszem” témakörben, és persze az eszközhasználatuk gyakorisága vagy inkább folytonossága állandó.

A generációs és technológiai változások mellett adott a HR szakmai büszkesége, és a hatékony munkára való törekvés. A szakember pontosan tudja, hogy napi tíz interjú alatt körülbelül az ötödiknél kezd lankadni a figyelme, akár észreveszi azt, akár nem, hogy a tíz interjú után az első delikvensre már biztosan nem fog százszázalékosan emlékezni, ha közben nem adminisztrál, és így tovább. Minden szakember maximumra törekszik a területén, ez a HR-re is igaz.

Tegyük fel, hogy a HR munkatárs felismeri az új megoldás szükségességét. Mivel győzheti meg az ügyvezető igazgatót?

– Ha van HR munkatárs, ha nincs, minden­képpen a nyitottságon múlik a dolog. A ve­zetőknek az a fontos, hogy a végén a jó ember üljön a betöltendő helyen. 2013 óta elérhető a rendszer, azóta edukáljuk a piacot. Kezdetben az adminisztrációs terhek kiváltását, a szakmaiság előtérbe helyezését, illetve ezek érvényesülését kellett jobban kifejteni – például, hogy a kevesebb ad­minisztráció nem jelent elvesző adatokat –, mára ez mintha beérett volna, már nagyon egyszerű érvek szerint haladunk, és számokkal kiválóan alátámasztható az érvelés.
Például egy videointerjúra akár ötven ember is meghívható, szemben a személyes interjúval, amikor tíz-tizenöt jelöltet lehetetlen meghallgatni – tehát megint az önéletrajz szerint kell előszűrni, ami során az ötvenből kiesett harmincötben is lehet a megfelelő jelölt. Száz-százötven jelöltet is gyorsan végig lehet nézni, például a két-három legfontosabb kérdés alapján. De az is meggyőző minden cég számára, hogy a rendszerben lévő kompetenciát mérő játékkal (serious game) olyan módon lehet előszűrni önéletraz helyett, hogy valós, az adott pozícióhoz legfontosabb készségeket mérik, és ezzel akár a vezetők e feladatra fordítandó idejének felét megspórolják, miközben konkrét adatokra alapozzák a kiválasztást. Például egy cég legjobb értékesítői lejátsszák a játékot, ami alapján kirajzolódik a cégspecifikus kompetenciaprofil. A jelöltek játékeredményeit a rendszer automatikusan illeszti a mintaprofilhoz, és amennyiben hasonlóság van a mintaprofil és a jelölt profilja között, a jelölt azonnal értesítést kap arról, hogy továbbjutott a videointerjús lépésre, ami után a vezetők és a HR kiválasztják azokat, akiket személyes interjúra hívnak. A rendszerbe értékelőként és döntéshozóként a leendő kollégák is végigkísérhetik a kiválasztást, azonnal reagálhatnak a személyiségre, munkastílusra, jelentősen rövidítve a csapatba szokás, az integrálódás idejét, és így tovább, és így tovább.

A kívülről, külső használó számára is egyszerűen kezelhető rendszerek mögött általában nagy fejlesztések bújnak meg. Itt is ez a helyzet?

– Inkább a folyamat volt hosszú, amíg ehhez a letisztult rendszerhez eljutottunk. Open source, nyílt forráskódú fejlesztői rendszerben kezdtük a munkát, de ezen változtatni kellett, mert több szempontból is egyre nehezebben ment a kidolgozás. Több fejlesztő­nyelvet integrálunk, a fejlesztők mindig újabb és újabb megoldásokat hoznak, így a kirakósunk minden szempontból folyamatosan bővül. A rendszerigénye elenyésző, hiszen éppen az a cél, hogy ne monstrummal dolgozzanak – ugyanakkor fontos kiemelni, hogy a megszokott rendszerekbe átemelhetők a modulok, így biztosítva lehetőséget az adott és bevált rendszer megtartására annak minden lehetséges bővítésével.
Összességében olyan eszközt alkottunk, amely leváltja a kiválasztás eddigi sörétes puskáját egy fókuszáltabb és egyben igényre szabott célzóeszközre…

A tudatos munkakeresők mellé a fókuszált keresőeszköz.

– Pontosan. Aztán persze előbb-utóbb elér minket is a mesterséges intelligencia kérdése, a Big Data, a robotika integrálása. Abban bízom, hogy azzal, hogy a különböző eszközök bevetésével ismét lesz idő és energia az emberiességet, a személyességet visszavezetni a kiválasztási folyamatba, hogy felvételiztetőként legyen idő felismerni a ve­lünk szemben ülő ember képességeit.•