2013. január 8.

Szerző:
Czene Ákos

Kötelező kommunikáció – teher vagy lehetőség?

Milliós veszteséggel számolhatnak azok a hazai vállalkozások, amelyek figyelmen kívül hagyják az uniós pályázati rendszer kötelező kommunikációs elemeit, vagy egyszerűen nem megfelelően teljesítik. De vajon mi mindenre kell odafigyelni? És mi alapján dől el, hogy mi szükséges, és mi nem? A téma szakértőit kérdeztük.


Az európai uniós elvárásként rögzített pályázati disszemináció – vagyis a társadalmi nyilvánosság biztosítása – a projekteket megvalósító kedvezményezettek egyéni érdeke is lehet, hiszen egyedi lehetőséget kínál a támogatott projekt és ezzel az adott márka erősítésére is. Mindezek mellett akár a piaci pozíció erősítésére és népszerűsítésre is alkalmas lehet. Fontos tudni, hogy az uniós forrásból megvalósult projektek eredményeinek teljes körű kommunikációjára általában külön összeg áll a pályázók rendelkezésére, amelynél fontos szempont, hogy nem csoportosítható át, teljesítése pedig kötelező.
Az Új Széchenyi Terv 2011-es indulásával egyidejűleg, bővített formában jelent meg az úgynevezett új arculati kézikönyv is, ami lényegi változást eredményezett az uniós projektek addig megszokott kommunikációs rendszerében. Az új stratégia egységesítette a pályázati csomagokat, és beemelte a korábban nem szabályozott vagy egyáltalán nem használt elemeket is, amit minden nyertesnek ismernie kell.

Csomagok értékhatártól függően

A projektek eltérő jellegéből fakadóan a kedvezményezettek más-más tartalmú kommunikációs csomagokat kötelesek megvalósítani – tájékoztatta lapunkat a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ). A különbséget a támogatás mértéke szabályozza: az úgynevezett I. csomagba az 500 millió forintot meghaladó támogatást élvező fejlesztések tartoznak, a II.-ba az 50 millió és 500 millió forint közöttiek, míg a III.-ba a kevesebb mint 50 millió forinttal támogatott projektek kerülnek. A kedvezményezettek ugyanakkor a csomagbesorolástól és a projekt életszakaszától függetlenül minden esetben kötelesek az Európai Unió által meghatározott, a támogatás feltüntetésére vonatkozó előírásokat betartani.
Megtudtuk, hogy noha a kommunikációs megközelítés elsősorban az egyes projektek sajátosságaitól függ, a kötelezettségek teljesítése során az előírásoktól eltérni csak az NFÜ részeként létrehozott ÚSZT közreműködő szervezetekkel, indokolt esetben pedig az NFÜ Kommunikációs Főosztályával egyeztetve lehet.

Marketinges hiány

Sajnos sok esetben az eltérések mégis önkényesek. Az ezekkel kapcsolatos tapasztalatokról a MAG Zrt.-nél érdeklődtünk. Az Új Széchenyi Terv minden nyertes pályázójára vonatkozó kommunikációs kötelezettség a sajtóközlemény megjelentetése. Tapasztalataink szerint e kötelezettség legkisebb pályázóink, a mikrovállalkozások számára igen nagy kihívást jelent, mivel ezeknél a cégeknél nincs külön marketinges munkatárs – tájékoztatta lapunkat a közreműködő szervezet munkatársa. Az ilyen esetekben észlelhető hibák között a nem megfelelő arculat (betűméret, logók), az Új Széchenyi Terv hibás helyesírása (Új Széchenyi-terv) a leggyakoribb, de ugyancsak visszatérő jelenség, hogy nem jól tüntetik fel a pályázati támogatás összegét vagy az összköltséget, és az is, hogy nem írnak a projekt eredményeiről, nem mutatják be a cég fejlődését.

A Széchenyi Terv logó használata háttér előtt

Mivel a sajtóközlemény része a kifizetési igénylési dokumentációt képező monitoring jelentésnek, így a hibás sajtóközlemények gátolják az elszámolások elfogadását. A MAG Zrt. partnerként segít a vállalkozásoknak: kommunikációs munkatársaik mind arculati, mind tartalmi szempontból kijavítják a jóváhagyásra előzetesen beküldött sajtóközleményeket. A visszaküldött és így megjelentetett sajtóközleményekkel a monitoring jelentéshez kapcsolódó kötelezettséget teljesítettként könyvelik el.

Zavarok a táblák körül is

Ezenkívül minden kedvezményezett köteles a megvalósítás idején tájékoztató, a fenntartás időszakában pedig emlékeztető táblát kihelyezni. Rendkívül sok kérdés érkezik a MAG Zrt.-hez azzal kapcsolatban, hogy a két táblának a projekt megvalósulása teljes idején kint kell-e lennie egymás mellett. Természetesen mindig elég csak az egyik, a projektidőszaknak megfelelő táblát kifüggeszteni.
A tábláknál a leggyakoribb hiba, hogy az uniós támogatásra utaló kötelező mondatban hibás finanszírozási alapot (pl.: KA, ERSZA, ERFA) tüntetnek fel. A pályázóknak az is nehézséget jelent, hogyan rövidítsék le projektjük címét úgy, hogy az három vagy négy sorban elférjen a megadott betűmérettel.
A MAG Zrt. Projekt Partnerei és Kommunikációs osztálya készséggel állnak ügyfeleik rendelkezésére, a jóváhagyásra megküldött táblaterveket pedig a véleményezést követően visszaküldik javításra.
A projektindító és -záró rendezvényekkel kapcsolatban két problémát, idő- és arculatbeli hiányosságokat tapasztalt a szervezet. Egyrészt a Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei elnevezésű dokumentumban előírtaknak megfelelően a projektgazda húsz munkanappal a rendezvény előtt köteles értesíteni a Közreműködő Szervezet kommunikációs szervezeti egységét minden, a projekttel kapcsolatban szervezett eseményről. A rendezvény megszervezésének nehézségei miatt a projektgazdák csak az esemény előtt néhány nappal küldik ki a meghívókat, és ekkor értesítik a Közreműködő Szervezetet is. A KSZ azt javasolja ügyfeleinek, hogy már a rendezvény szervezésének megkezdésekor értesítsék a MAG Zrt.-t, ilyenkor még tudnak segíteni a meghívók megfelelő arculattal történő elkészítésében is.

LA4 projektmeghívó mintája méretezéssel

A tájékoztatási kötelezettségek elmulasztása miatt szabálytalansági eljárás eddig nem indult. A kötelezettségek teljesítését a monitoring jelentések beküldésekor ellenőrzi a MAG, az elmaradásokat hiánypótlás keretében rendezhetik. A nehezen pótolható hiányosságok (például ha záráskor derül ki, hogy nem volt projektindító rendezvény) pótlását a kedvezményezettel közösen egyeztetik, és keresik a megoldást.

Merjünk segítséget kérni!

A számos elvárás ellenére van remény. Ebben nyújt segítséget például az Operatív Program Pályázati Kommunikációs Iroda. A kommunikációs feladatok három nagy egységre bonthatók – avatott be a helyes megoldás részleteibe Földy Ferenc ügy­vezető igazgató. A beruházás előkészítő, megvalósítási és megvalósítás utáni szakaszra bontható. Földy szerint még a kis volumenű és egyszerű projekteknél is ismernünk kell a működési környezetet, a piaci szereplőket, a versenytársakat és a célközönséget, valamint a saját piaci helyzetünket. A projekt szakmai tervével összhangban például előzetes elemzést kell készíteni arról, hogy kihez, miért és hogyan akarunk szólni. Bonyolult, összetett projektek esetében pedig érdemes és javasolt a gyengeségeinket, erősségeinket, a piaci veszélyeket és lehetőségeket összefoglaló SWOT analízist készíteni. (A SWOT négy angol szó – Strengths: erősségek; Weaknesses: gyengeségek; Opportunities: lehetőségek; Threats: veszélyek – kezdőbetűjének összevonása.)
Az ügyvezető igazgató szerint az első lépés a kommunikációs (cselekvési) terv elkészítése, melyben konkrétan szerepel az egyes eszközök használatának tervezett ütemezése, illetve az eszközökhöz hozzárendelt költség is. Természetesen az ütemezés a projekt alakulásának megfelelően módosítható, erről azonban tájékoztatni kell a Közreműködő Szervezet kommunikációs szervezeti egységét.
Minden uniós projekt egyik legfontosabb eleme a médiaszereplés. Földy Ferenc hangsúlyozta, hogy a jelentősebb projektek folyamatosan szerepeljenek a médiában. Ehhez pedig szinte minden lehetőséget érdemes megragadni. Hírt kell adni arról, ha a beruházás különböző fázisai elkezdődtek vagy éppen befejeződtek, ha környezet­védelmi vagy minőségbiztosítási intézkedések léptek életbe, de akkor is, ha a beruházással kapcsolatosan kutatások vagy hatástanulmányok készültek. Amennyiben nincsen kommunikálható hír, generálhatunk témákat. Jó példa lehet erre interjú szervezése a cégvezetővel, belső vagy külső szakértővel. Igény esetén az újságírók számára szervezett belföldi tanulmányút vagy projektlátogatás is hasznos lehet. Az ügyvezető szerint minden alkalmat meg kell ragadni egy-egy nyilvános sajtóesemény szervezésére. Ez lehet alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások vagy képzés zárása is.

PR-cikk megjelenése nyomtatott médiumban

A legfontosabb, hogy a projekt minél nagyobb nyilvánosságot kapjon. Földy Ferenc külön kitért arra is, hogy a kedvezményezett köteles bármely, a projekttel kapcsolatban szervezett eseményről a rendezvény előtt legalább húsz munkanappal értesíteni a Közreműködő Szervezet kommunikációs szervezeti egységét.
A projektről megjelent cikkek összegyűjtése az egyik legmeg­felelőbb eszköz arra, hogy elemezzük a sajtómunka hatékonyságát. Ajánlott szemlézni, hány cikk vagy tudósítás jelent meg (összevetve azzal, hogy hány helyre küldtük el a hírt), és azt is, milyen profilú médiumokban jelent meg. Érdemes megemlíteni a fotódokumentációt is: a fejlesztés ideje alatt folyamatosan meg kell örökíteni a beruházás fázisait.

Kötelező a honlap 50 millió felett

A sajtó mellett ugyancsak fontos szerepe van a nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok) elkészítésének és lakossági terjesztésének. Ha a lakosság nem is közvetlen haszonélvezője projektünknek, a tájékoztatás akkor is elengedhetetlen. Rövid, tömör, tárgyilagos – sorolta a kiadvány követelményeit Földy Ferenc, kiemelve: az érdeklődők részére további elérhetőséget mindenképpen fel kell tüntetni.
Napjainkban elengedhetetlen „kelléknek” számít egy internetes honlap üzemeltetése. Nemcsak a nyereség, de a célcsoport elérése szempontjából is rendkívül hatékony ez az eszköz. Fontos, hogy naprakész oldal álljon az érdeklődők rendelkezésére, és ha az alkalmas a kétoldalú kommunikációra, akkor ne hanyagoljuk el a beérkező észrevételeket, javaslatokat.

A projekt honlapjának arculata

Az Operatív Program Pályázati Kommunikációs Iroda ügyvezető igazgatója szerint a hatékony és eredményes sajtókapcsolatok alapja a jó sajtólista, amely naprakész, részletes, továbbá egyaránt tartalmazza a szakmai és általános médiát, lefedi közvetlen környezetünket (városi és régiós lista). Amennyiben projektünk országos érdeklődésre is számot tarthat, úgy országos médiaelérhetőségeket is felsora­koztat. A lista azonban önmagában kevés, kizárólag akkor hatékony, ha személyes, élő kapcsolatok állnak mögötte.
A korábban már említett sajtótájékoztatót követően további kommunikációs feladatok várnak a projektgazdára. Közvetlenül az esemény után közleményt kell kiadni a projekt indításáról. Az online, print és elektronikus médiát egyszerre kell tájékoztatni – tanácsolta az ügyvezető igazgató, aki azt is hangsúlyozta, hogy a dokumentum ne legyen hosszabb egy oldalnál, a megfogalmazás pedig legyen tömör és közérthető. A bevezetőben mindenképpen szerepeljen az Új Széchenyi Terv kifejezés, és az is, milyen forrásból és mekkora támogatást nyert el a projekt. Figyelni kell az arculati elvárásokra is: a betűtípusra és a logók megjelenítésére.

Kitáblázva

Rendkívül lényeges a beruházás helyszínén a tájékoztató táblák elhelyezése is. Bonyolítja a helyzetet, hogy a támogatás mértéke és fajtája is befolyásolja a hirdetőtábla méretét és típusát. 500 millió forint feletti támogatást nyert infrastrukturális beruházások esetén az úgynevezett A típusú, 504 × 238 centiméteres (Europlakát) méretű tábla a kötelező elem, míg az 50 és 500 millió forint közötti támogatást nyert infrastrukturális beruházások, illetve eszközbeszerzések esetén a B típusút (300 × 150 cm) kell kihelyezni. Az 50 millió forint alatti támogatást nyert infrastrukturális beruházások, eszközbeszerzések, illetve nem infrastrukturális fejlesztések esetén a 42 × 59,4 centiméter (A2)-es méretű C típus az elvárt formula. A táblákon minden esetben fel kell tüntetni az EU-logót, az uniós támogatásra utaló mondatot, az Új Széchenyi Terv logóját és szlogenjét, a támogatás összegét, a kedvezményezett nevét, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökséget, illetve elérhetőségeit (www.ujszechenyiterv.gov.hu, telefon: 06-40-638-638).
Amennyiben egy beruházásnak több megvalósítási helyszíne van, az alábbiak szerint kell eljárni: ha külön helyrajzi számon szerepelnek a helyszínek, de azok szomszédos telken vannak, akkor az A vagy B típusú hirdetőtáblát elég egy megvalósítási helyszínen kihelyezni, a „fő” és/vagy láthatósági szempontból legfrekventáltabb kedvezményezettnél, míg a többi helyszínen C típusú tájékoztató tábla is elégséges. A D típusú emlékeztető táblát (mérete minimum A4, 21 × 29,7 centiméter, maximun A1, 59,4 × 84,1 centiméter, leg­később a projekt pénzügyi zárását követő 6. hónap végéig kell elhelyezni) minden helyszínen ki kell tenni a projekt befejezése után. Amennyiben a megvalósítási helyszínek távolabb esnek egymástól – például másik utcában vagy településen –, akkor, ha az előírások szerint A típusú hirdetőtáblát kell kihelyezni, a kevésbé frekventált vagy másodlagos helyszínen(eken) elég a B típusú tábla. B típusú tábla előírása esetén pedig a többi helyszínen a C típusú tábla alkalmazható. A D típusú emlékeztető táblát ekkor is minden helyszínen ki kell függeszteni.

A típusú tájékoztató tábla

A projekt zárását követően nem feledkezhetünk meg egy másik kötelezettségről sem. Földy Ferenc arra hívta fel a figyelmet, hogy az NFÜ honlapján egy 2009. évi fejlesztésnek köszönhetően Térképtér néven elérhető az a térinformatikai kereső-adatbázis, amely komplex szolgáltatásokkal áll az európai uniós forrásokból megvalósuló projektek iránt érdeklődők rendelkezésére. Az alkalmazás Google maps felületre épülő úgynevezett „mash-up”, amely a közösségi forrásból támogatott, megvalósuló projekteket a szabadon hozzáférhető Google térképen jeleníti meg térben, pontosan. A fejlesztés számos előnnyel jár – jegyezte meg az ügyvezető igazgató; nemcsak a potenciális kedvezményezettek meríthetnek ötleteket saját fejlesztéseikhez, de a média képviselői is böngészhetnek az EU-források felhasználásának eredményei között.
A Térképtér online adminisztrátori felületére a pályázati tájékoztató felületen keresztül lehet belépni. A pályázók részére kialakított felületen a támogatott projekthez kapcsolódó weblapcím és részletes szöveges leírás rögzíthető, továbbá képek, videók és dokumentumok tölthetők fel. A feltöltéseket a Projekt (Kommunikáció) menüpont alatt a Térképtér/médiafeltöltés, illetve a Térképtér/szöveges adatok feliratú menügombokra kattintva lehet elvégezni. A feltöltések adminisztrátori jóváhagyást követően jelennek meg a publikus felületen.

Lehetőség, nem teher

A disszeminációs kötelezettségek sora valóban nem rövid és nem is egyszerű. Rengeteg szempontnak és feltételnek kell megfelelni, azonban az uniós előírások megkerülhetetlenek. Miután a kommunikációs költségek kizárólag ezzel kapcsolatos kiadásokra fordíthatók, használjuk ki minél jobban az ebből fakadó lehetőséget! Ne teherként tekintsünk rá, hiszen egy beruházás népszerűsítése a megvalósulás alatt és után is elengedhetetlen. Sajtómegjelenés esetén mindenképpen figyeljünk a lapzárták időpontjára, az ilyen igényeket érdemes még időben elindítani, és azt se felejtsük el, hogy egy-egy szakmailag megalapozott megjelenés komoly hozadékkal is járhat a jövőben.•

 
Archívum
 2011  2012  2013  2014  2015  2016  2017  2018  2019  2020
Címkék

Innotéka